O mapeamento de processos é a solução para organizar a rotina das empresas permitindo que elas se tornem mais produtivas e dinâmicas. Somente com o conhecimento dos processos realizados internamente e do entendimento de como eles podem ser melhorados é possível chegar mais longe, não tem como alterar uma estrutura que não se conhece plenamente.
O que é mapeamento de processos?
Antes de mais nada vou conceituar processo, trata-se de uma sequência de pequenas ações que resultam num produto final. Dessa forma, cada atividade que compõem essa cadeia processual tem o objetivo de construir uma parte do resultado que está sendo buscado. Dependendo do processo em questão pode ser difícil se manter por dentro de todas as etapas que em conjunto trarão o resultado desejado.
Exatamente nesse ponto entra o mapeamento de processos, uma ferramenta que torna possível identificar todas as etapas que compõem um processo e qual a forma mais assertiva de realizá-las para chegar ao resultado esperado. Com essa análise é possível reduzir a necessidade de fazer alterações bem como prever os principais problemas que podem surgir.
Em resumo o mapeamento de processos consiste na análise das etapas que formam os processos com o objetivo de se manter no controle. Usando uma visão macro é possível avaliar se todas as partes envolvidas estão alcançando seus objetivos para que no final a resposta esteja alinhada com as expectativas estabelecidas.
Conheça os tipos de processos que devem ser mapeados
Abaixo vou apresentar os diferentes tipos de processos que devem ser mapeados dentro de uma organização.
1 – Processos primários
Neste grupo estão os processos com ligação direta a geração e entrega de valor para os clientes da companhia.
2 – Processos de gerenciamento
É o grupo que reúne os processos de mensuração, controle e gestão do empreendimento.
3 – Processos de apoio
Esses são processos intermediários que tem como função apoiar outros processos.
Por que aplicar o mapeamento de processos na minha empresa?
Para quem ainda está em dúvidas a respeito da relevância de aplicar esse método dentro da sua companhia listei os principais benefícios a seguir.
1 – Permite definir funções com mais clareza
Mais do que ajudar a determinar como as atividades que compõem o processo devem funcionar, o mapeamento de processos contribui para ter uma visão estratégica mais clara conseguindo assim alocar os indivíduos mais assertivos para cada função. Além disso, há mais transparência na divisão das tarefas.
2 – Previsão de problemas
Ao mapear os processos mais importantes realizados dentro da sua organização fica mais simples prever eventuais dificuldades que podem acometer cada um deles. Sabendo de antemão que tipo de questões pode impedir o bom andamento dos seus projetos é mais simples desenvolver planos de contenção.
Por exemplo, durante o mapeamento o gestor identifica que muitos funcionários deixam de entregar documentos no prazo correto por terem dificuldade com o sistema, logo ele busca por melhorias nesse sistema.
3 – Mensuração de custos
O mapeamento das atividades envolvidas em cada processo da sua companhia torna mais simples identificar quais os recursos que saem e quais os recursos que entram em cada etapa processual.
Em médio e longo prazo se torna possível fazer uma correta avaliação da relação custo-benefício encontrando em algumas situações desequilíbrios que com boas estratégias podem ser solucionados. Atividades que demandam um investimento muito mais alto que a companhia pode arcar e não oferecem retorno significativo devem ser cortadas enquanto outras com menos efeito negativo podem ser reduzidas.
4 – Mensuração do desempenho dos processos
Esse é o benefício mais relevante do mapeamento de processos, pois torna mais simples realizar a mensuração das atividades determinando quais são mais passíveis de sucesso do que outras.
Colocar os resultados obtidos em diferentes processos e seus impactos lado a lado permite identificar o que vem dando certo e o que deve ser deixado em segundo plano. Quando não se sabe o que está dando certo e o que estão dando prejuízo fica difícil fazer as melhores escolhas.
Como fazer o mapeamento de processos?
O primeiro ponto para dar início ao mapeamento de processos é determinar quais são os processos da sua companhia que devem ser mapeados. É interessante dividir os processos em grupos para tornar mais eficiente o seu mapeamento. A partir dessa definição é ideal estruturar um mapa do processo escolhido, ou seja, uma sequência de atividades que compõem esse processo.
Prossiga realizando a verificação do mapa em questão observando se as entradas e as informações utilizadas estão corretas atentando para a revisão dos detalhes. O mapa desenvolvido precisa ser validado junto aos colaboradores para que seja avaliada a sua eficiência, isto é, se atende a demanda do mapeamento. Por fim, lembre-se de que o mapeamento de processos não deve ser realizado apenas uma vez, mas sim várias para que se tenha maior controle da eficácia das atividades da sua companhia.
Fonte: Marcus Marques
